Pourquoi organiser un événement B to B

Organiser un événement B to B, est à la portée de tout le monde !

Vraiment ?

Vous qui voulez organiser un événement pour votre entreprise, beaucoup de choses sont en jeu. L’événement a pour objectif de marquer les esprits.

La réputation de l’entreprise ainsi que la satisfaction de vos clients sont en jeux. Ces manifestations sont indispensables dans le cadre de la promotion d’un produit ou d’un service vendu par votre entreprise.

Elles peuvent prendre de nombreuses formes : salons professionnels, lancement de produit, fidélisation clients, soirées d’entreprise…

Vous ne voulez prendre aucun risque et souhaitez faire bonne impression à coup sûr ? Alors, il est important de mettre en place une équipe comme Cap Evénement, spécialement dédiée à votre projet.

Notre chef de projet sera ravi de se mettre à votre disposition. Contactez-nous. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais.

 

Ci-dessous : en savoir plus pour organiser un événement.

 

Chaque événement est différent. Vous pouvez facilement vous charger de l’organisation d’une réception intime ou d’un cocktail informel. Il en va tout autrement si vous souhaitez inviter un grand nombre de personnes à un événement de plus grande envergure assorti d’un programme. Il s’agit alors d’une organisation beaucoup plus contraignante.

Si vous désirez atteindre certains objectifs avec votre événement, il est judicieux de gérer l’organisation dans le cadre d’un projet. Une fois que l’improvisation est exclue, mieux vaut mettre sur pied une équipe qui sera dédiée à celui-ci. C’est à ce moment-là que vous envisagerez également de faire appel ou non à une entreprise spécialisée.

Plus l’événement gagne en taille ou en importance, plus il sera nécessaire de consacrer du temps à sa préparation. Du temps, dont vos collaborateurs ne disposent peut-être pas, étant donné que d’autres tâches les attendent au quotidien. En effet, ce temps vous coûte des heures non productives pour votre entreprise. Organiser seul un congrès important ou une fête est une idée qui peut vous plaire mais sachez que cela fonctionne rarement.

Que fait exactement notre société ?

Cap événement peut se charger pour vous de pratiquement chaque étape de la préparation. Il est important que vous déterminiez au préalable et avec précision ce que vous attendez de nous, ce que nous attendons de vous, et comment la collaboration se déroulera concrètement.

Conseil : plus le briefing et l’entretien avec nous seront détaillés, plus la proposition que nous vous soumettrons sera correcte. Partez d’une évaluation globale, mais soyez ouverts aux adaptations au fur et à mesure que le projet prendra une forme définitive et que les coûts exacts se préciseront.

Il va de soi que le recours à des spécialistes a un prix. Ceci dit, le temps de vos collaborateurs coûte aussi de l’argent. Notre entreprise dispose d’un grand nombre de partenaires, et nous accomplirons cette tâche rapidement. Et, généralement plus rapidement, que si vous vous chargiez de tout vous-même. Quelqu’un qui n’a pas souvent organisé un événement en payera le prix. Au sens figuré comme au sens propre. Le manque d’expérience peut en effet coûter de l’argent (beaucoup d’argent même).

Combien cela peut-il coûter ?

Puisque nous abordons la question du coût : comment allez-vous fixer votre budget ? Gardez à l’esprit que la fixation du budget ne se fait pas à la va-vite. Il s’agit d’un processus continu. Commencez par une évaluation globale avant de demander des offres. Si vous faites appel à notre société, nous pourrons procéder à cette évaluation ensemble. Le budget provisoire sera ensuite rectifié au fur et à mesure que vous recevrez des offres.

Un event planner ou un chef de projet n’a pas un tiroir rempli d’offres prêtes à l’emploi. En général, il faut plusieurs semaines pour élaborer en détail une offre complète. Tenez-en compte dans votre rétro-planning et mettez-vous à la recherche d’un partenaire à temps. Certaines entreprises demandent des honoraires pour l’établissement d’offres. Ne manquez pas de discuter de ce point au préalable.

Quand nous contacter?

À quel moment nous impliquer? De préférence pas à la dernière minute. Mettez-vous à la recherche du bon partenaire quelques mois à l’avance.

Organisez un entretien exploratoire avec les agences que vous avez présélectionnées. Lors de celui-ci, vous vérifierez surtout si « la chimie s’opère ». Sentir que le courant passe et être sur la même longueur d’ondes sont incontournables pour une bonne collaboration dans le cadre d’un événement.

Certaines entreprises organisent un pitch entre agences événementielles. Rien ne vous empêche de le faire, mais n’oubliez pas que cela vous prendra du temps (et vous coûtera dès lors de l’argent), et que toutes les agences n’y prennent pas part gratuitement.

L’« expérience » est un slogan largement utilisé. Concrétisez-le en demandant des références récentes et bien réelles que vous pouvez vérifier. Et vérifiez-les effectivement.

Vous avez choisi votre entreprise ? Un premier entretien de travail peut déjà être planifié très tôt durant les préparatifs, dès que vous savez le type d’événement que vous allez organiser, pour quel groupe cible, et (plus ou moins) à quelle période. En se basant sur son expertise, notre chef de projet pourra se pencher avec vous sur  tous les éléments de votre réception.

Notre chef de projet sera ravi de se mettre à votre disposition. Nous vous répondrons dans les plus bref délais.